Ambtenaren die op dienstreis zijn, hebben op basis van de cao Rijk onder voorwaarden recht op verblijfkostenvergoedingen. Deze vergoedingen zijn tot bepaalde bedragen vrijgesteld. Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk kan deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan zijn werknemers, mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Hoe zit dat?
1 Dezelfde vergoeding betalen?
Moet een werkgever, om in aanmerking te komen voor dezelfde fiscale gevolgen, dezelfde vergoedingen betalen aan zijn werknemers zoals voorgeschreven in de cao Rijk?
Nee. Voor toepassing van dezelfde gericht vrijgestelde bedragen is immers niet vereist dat de werknemer vanuit vergoedingsoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
Voorbeeld 1
Een werknemer heeft recht op een lunchvergoeding van € 15 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis duurt minimaal vier uur, de bestemming ligt in een andere gemeente en de werknemer heeft verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt (in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld). Een ambtenaar op dienstreis heeft onder die voorwaarden recht op een lunchvergoeding van € 22,19. Hiervan is € 12,97 (2026) gericht vrijgesteld. De betreffende werkgever kan dit bedrag (€ 12,97) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer, als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
Voorbeeld 2
Een werknemer heeft recht op een lunchvergoeding van € 10 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis duurt minimaal vier uur, de bestemming ligt in een andere gemeente en de werknemer heeft verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt (in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld). De betreffende werkgever kan dit bedrag (€ 10) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
2 Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden?
Wanneer verkeert een werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis?
Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren houdt in dat de werknemer met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd. Dit is aannemelijk als sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden. De aard van de functie is dus van belang (zie de functies binnen het functiegebouw van de Rijksoverheid). Ook moet sprake zijn van een dienstreis. In de cao Rijk wordt een dienstreis gedefinieerd als ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie.’ Of aan deze voorwaarden wordt voldaan, hangt af van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.
Voorbeeld 3
Een bouwvakker is voor een periode van vier weken werkzaam aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker wordt in zijn algemeenheid geconfronteerd met andere kosten, omdat hij zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht dan een ambtenaar. Hij zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen. De bouwvakker verkeert ‘vanuit kostenoogpunt daarom dan niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis’. Bovendien zou in dit voorbeeld de vraag gesteld kunnen worden of überhaupt sprake is van een dienstreis. Dit staat ter beoordeling van de inspecteur.
3 Daadwerkelijk kosten maken?
Is een werknemer verplicht om tijdens een dienstreis daadwerkelijk kosten te maken om in aanmerking te komen voor dezelfde fiscale gevolgen als die gelden voor de cao Rijk?
Een werknemer verkeert vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden als hij (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt. Het is echter niet noodzakelijk dat de daadwerkelijk gemaakte kosten gelijk zijn aan de (gericht vrijgestelde) vergoeding.
Voorbeeld 4
Een werknemer heeft recht op een vergoeding van € 8 voor kleine uitgaven overdag in het geval van een dienstreis naar een andere gemeente van minimaal vier uur. Een ambtenaar op dienstreis heeft onder die voorwaarden recht op een vergoeding van € 7,35. Hiervan is € 6,56 (2026) gericht vrijgesteld. De werkgever kan dit bedrag (€ 6,56) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Hiervan is geen sprake als de werknemer tijdens de dienstreis daadwerkelijk (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.
4 Overzicht vergoedingen verblijfkosten binnenland
In paragraaf 10.2 van de CAO Rijk leest u meer over de vergoedingen voor verblijfskosten binnenland. Hieronder vindt u de bedragen die gelden vanaf 1 januari 2026.
- Kleine uitgaven overdag: vergoeding € 7,35, waarvan vrijgesteld € 6,56
- Kleine uitgaven ’s avonds: vergoeding € 21,92, waarvan vrijgesteld € 13,12
- Logies: vergoeding € 164,52, waarvan vrijgesteld € 162,74
- Ontbijt: vergoeding € 16,07, waarvan vrijgesteld € 16,07
- Lunch: vergoeding € 22,19, waarvan vrijgesteld € 12,97
- Avondmaaltijd: vergoeding € 33,57, waarvan vrijgesteld € 32,56
In paragraaf 10.3 van de CAO Rijk leest u meer over de vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland. Deze vergoedingen hebben betrekking op gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens de dienstreis. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Deze verblijfskostenvergoedingen zijn gericht vrijgesteld.
Let op: Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u een vergoeding van € 11,34 geven voor maximaal 4 overnachtingen per dienstreis. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld. U kunt dit loon wel als eindheffingsloon aanwijzen.
Bron: Accountantsportal
